Mucho se habla en estos días de Datos, Inteligencia de Negocio, Inteligencia Artificial y similares; sin ser eruditos en el tema, todo el mundo tiene la idea de lo que se está hablando. Sin embargo, cuando mencionas la Minería de Procesos los ceños se fruncen, las miradas marcan interrogante, las cabezas se ladean y los más verbales te dicen: -La minería de qué ...?
Y es que la Minería de Procesos es esa asignatura de la Inteligencia de Negocio que por desconocimiento de su existencia o de su potencial no es de las más cursadas. Hoy te la presento, para que la conozcas y si te apetece la sigas estudiando.
No es para nadie un secreto que generamos grandes volúmenes de datos y que algunos de ellos están relacionados con procesos de negocio. Pensemos un ejemplo; cuando llegamos a una institución de salud a tratarnos una urgencia la recepcionista nos toma los datos, nos categoriza según la gravedad del caso, luego pasamos a una consulta donde el médico nos examina y según sea podemos necesitar radiografía, analítica o cura; creo que la idea se comprende; es un proceso que puede tener muchas variantes y sus diferentes actividades se van registrando en el sistema informático de la institución.
La minería de procesos cierra la brecha entre el análisis de procesos tradicional basado en modelos (por ejemplo, simulación y otras técnicas de gestión de procesos de negocios) y las técnicas de análisis centradas en datos, como el aprendizaje automático y la minería de datos.
Veamos ahora que tipos de datos se manejan. Los datos imprescindibles son:
Identificador del caso o traza.
Un caso o traza es una instancia completa de un proceso, en el ejemplo que vimos anteriormente, desde que el paciente llega a Urgencias hasta que sale. Para esa traza se tiene un identificador único que permite seguir los diferentes eventos relacionados con la misma.
Actividad.
Nombre de la actividad que se realiza, por ejemplo: Recepción de Paciente y Triaje, Consulta, Radiografía, etc.
Marca de tiempo (TimeStamp)
Dato de fecha y hora en la que se produce una actividad.
Cuando tenemos el registro de una actividad, con su identificador de caso y su marca de tiempo, estamos frente a un evento. Un caso está compuesto por varios eventos, en los cuales se pueden repetir algunas actividades.
Muy bien, esto es lo básico, pero no nos quedamos aquí, queremos más y comenzamos a agregar datos como:
Recurso:
Persona o máquina que intervienen y/o desarrolla la actividad. Es muy útil para el análisis posterior.
Datos de actividad:
Datos adicionales que pueden ser relevantes sobre una actividad específica, por ejemplo, en qué equipo de radiografía se le hace un estudio a un paciente.
Datos de traza.
Datos adicionales de importancia sobre toda la traza, por ejemplo, número de Cartilla Sanitaria.
Ya sabemos que datos básicos se manejan, veamos ahora como estos se presentan. Estos son datos que se presentan en forma de tablas, y pueden obtenerse desde varias fuentes de datos, por ejemplo, los tradicionales archivos XES, un CSV, una base de datos o algún servicio web que nos los facilite.
Ya en este punto comienza la magia, es momento de:
Descubrir los cuellos de botella y las “autovías” de nuestros procesos.
Saber si los procesos realmente se están llevando a cabo como fueron concebidos.
Saber dónde las personas o máquinas se desvían del proceso.
Controlar el flujo.
Analizar la eficiencia.
Descubrir todas las variantes de nuestros procesos.
Saber cómo trabajan sus equipos, los más y menos ágiles, los más y menos efectivos.
Tomar decisiones de ajuste en los procesos, siempre basados en la información que obtenemos de nuestros datos.
Contrastar el efecto de acciones ejecutadas sobre tus procesos.
Podríamos seguir, pero no es necesario, ya podemos ver cómo puede potenciar la Minería de Procesos nuestros análisis y toma de decisiones.
Además, todo esto se puede comunicar en tus informes. Les dejo un par de imágenes para inspirarlos.
Esto es solo la punta del iceberg, te invito a que sigas estudiando y a que compartas si te ha sido útil, así ayudas a otros y otras.